Chef de cabinet / responsable des opérations e-commerce

L’entreprise et le défi

My Moissanite est une marque de bijoux en ligne haut de gamme en forte croissance, organisée selon une structure délibérément légère. Nous travaillons dans un superbe bureau situé à Recoletos, à Madrid, avec deux balcons donnant sur le Palacio de Cibeles.

Notre équipe est restreinte : elle se compose du fondateur et d’un développeur à temps plein. Mais grâce à l’automatisation, à l’IA et à des combinaisons astucieuses des deux, nous accomplissons bien plus que ce que la taille de notre équipe laisserait supposer.

Voici toutefois la réalité : notre croissance commence à dépasser notre organisation opérationnelle. Les rouages du quotidien reposent encore trop souvent dans la seule tête du fondateur, et une trop grande part de l’exécution dépend de fils de discussion, de la mémoire de chacun et de relances informelles. Nous recherchons un profil de bras droit de la direction / responsable des opérations e-commerce doté d’une grande autonomie d’action, capable de s’épanouir dans un environnement qui évolue vite et n’est pas toujours bien structuré, et de bâtir des systèmes à toute épreuve sans nous ralentir.

Il ne s’agit pas d’un poste exclusivement consacré aux opérations, au service client ou à l’administration. Bien sûr, vous prendrez en charge les flux opérationnels au quotidien. Mais une fois ceux-ci maîtrisés, une part essentielle de votre mission consistera à veiller à ce que le travail dans toute l’entreprise soit clairement suivi, hiérarchisé, mené à bien et continuellement amélioré.

Vos missions concrètes

Ce poste ne s’adresse pas à quelqu’un qui souhaite se cantonner à un rôle étroit. Votre responsabilité principale consistera à bâtir les systèmes, la structure et la rigueur d’exécution permettant à l’entreprise de se développer. Même si vous prendrez en charge au départ certaines tâches opérationnelles en direct, votre objectif sera de vous approprier le fonctionnement opérationnel global de l’entreprise et, au fil de notre croissance, de déléguer l’exécution courante à une personne junior chargée des opérations.

• Gestion de projet : mettre en place un système unique et partagé pour tous les chantiers opérationnels et transversaux actifs. Les projets, tâches, anomalies, suivis et priorités ne devront plus être éparpillés dans des fils de messagerie ou des notes volantes, mais réunis dans un référentiel unique auquel toute l’équipe peut accéder, qu’elle peut mettre à jour et sur lequel elle peut s’appuyer.

• Rythme hebdomadaire et visibilité : animer la planification, le bilan et les comptes rendus hebdomadaires afin que les responsables, échéances, blocages, retards et prochaines étapes soient constamment visibles.

• Conception de systèmes et de processus : créer les procédures opérationnelles standard (SOP), check-lists, flux de travail et routines opérationnelles nécessaires pour transformer le chaos récurrent en habitudes fiables. Votre réussite se mesurera à votre capacité à rendre les activités prévisibles, documentées et capables de suivre la croissance de l’entreprise.

• Pilotage des opérations : consacrer au début environ 5 à 10 heures par semaine à la gestion des escalades du service client, aux échanges avec les fournisseurs, au suivi des commandes, à la supervision de leur préparation et de leur expédition et à l’administration opérationnelle. À mesure que les volumes augmenteront, vous recruterez, formerez et encadrerez une personne junior chargée des opérations qui prendra en charge la majeure partie de l’exécution quotidienne.

• Logistique et chaîne d’approvisionnement : superviser la douane, les enlèvements, les incidents d’expédition, les retours et les performances des fournisseurs, en veillant à ce que les problèmes soient résolus rapidement et avec constance.

• Organisation des bureaux et des stocks : améliorer la tenue des stocks et l’organisation physique pour que le matériel d’emballage, les fournitures opérationnelles indispensables et les stocks soient faciles à trouver, à suivre et à gérer.

À terme, ce rôle est appelé à s’affranchir des tâches opérationnelles courantes pour se concentrer sur la construction de systèmes, l’optimisation de l’exécution, le management et l’accompagnement de la direction afin de préserver l’efficacité de l’entreprise durant sa montée en puissance.

À quoi ressemble le succès à 90 jours

Si vous êtes la personne idéale, les problèmes seront résolus avant de faire des vagues. Au cours de vos deux à trois premiers mois, vous aurez :

• Entièrement déchargé le fondateur du travail opérationnel de routine.
• Bâti un système clair pour les tâches actives, les anomalies, les projets et les suivis opérationnels, avec des responsables, des échéances et des étapes suivantes.
• Instauré un rythme hebdomadaire fiable de planification et de comptes rendus, permettant de voir clairement ce qui est bloqué, en retard ou à risque, ainsi que ce qui vient ensuite.
• Documenté les flux de travail clés indispensables à la bonne marche de l’entreprise, et rendu l’organisation des bureaux et des stocks nettement plus efficace et pratique.

Vos atouts

• Votre expérience : de 3 à 6 ans d’expérience terrain dans les opérations e-commerce, la logistique DTC, les opérations client ou un environnement similaire de start-up en évolution rapide, accompagnés d’une expérience concrète dans la création, le pilotage ou l’amélioration significative d’un système de tâches, de projets ou d’exécution au sein d’une petite équipe.
• Vos langues : maîtrise courante de l’anglais et de l’espagnol.
• Votre aisance technique : vous êtes parfaitement à l’aise avec les CRM, les logiciels d’assistance client, les outils de gestion des tâches, les tableurs, les concepts d’automatisation et les API.
• Votre état d’esprit : vous faites preuve d’un sens marqué des responsabilités, d’un souci perfectionniste du détail et d’une exigence élevée sur la qualité du travail. Vous n’attendez pas qu’on vous dise quoi rectifier et vous n’hésitez pas à relancer et à faire avancer les sujets auprès de vos interlocuteurs si nécessaire.
• Points bonus si vous possédez :
  • une expérience en gestion (de projet) ;
  • une expérience dans le secteur des bijoux ou d’autres produits de luxe ;
  • une expérience de coordination avec des fournisseurs ;
  • une expérience de travail direct avec des dirigeants, fondateurs ou développeurs ;
  • une véritable intuition pour la formalisation de processus ;
  • une expérience de vie et de travail à Madrid durant la majeure partie de votre parcours professionnel.

Qui s’épanouira (et qui ne s’y plaira pas)

Vous vous plairez chez nous si vous faites preuve de proactivité, d’un souci méticuleux du détail et d’un réel plaisir à transformer des opérations désorganisées en systèmes clairs, tout en maintenant la cohésion de l’équipe et la dynamique des projets. Vous savez communiquer efficacement avec la direction, responsabiliser l’équipe et trouver des solutions au pied levé.

Nous sommes décontractés dans nos relations, mais très exigeants sur la qualité de notre travail. Nous privilégions la rapidité, les idées astucieuses, la franchise, un brin de fantaisie et la volonté de faire tout ce qu’il faut pour réussir.

Ce poste ne vous conviendra sans doute pas si : vous avez besoin d’un cadre d’entreprise très structuré, vous recherchez une mission strictement cantonnée au service client ou à l’administration, vous attendez qu’on vous dicte vos tâches, vous fuyez les responsabilités ou vous perdez rapidement pied lorsque les priorités évoluent.

Notre offre

• Rémunération : de 38 000 € à 48 000 € bruts par an, selon l’adéquation du profil et l’expérience.
• Congés : 25 jours de congés payés, en plus des jours fériés espagnols.
• Flexibilité : horaires flexibles axés sur les résultats, avec possibilité de télétravail hybride une fois les opérations stabilisées.
• Impact et évolution : collaboration directe avec le fondateur, apprentissage accéléré au sein d’une entreprise qui place l’IA au cœur de son activité, et opportunité réelle d’évoluer vers un poste de responsabilité accrue dans les opérations.

Le processus de recrutement

Nous aimons garder un rythme soutenu. Les étapes sont simples :

1. Candidature
2. Entretien préliminaire structuré
3. Entretien 1 + exercice pratique
4. Entretien 2 + test de personnalité
5. Vérification des références
6. Offre

Envie de transformer le désordre en systèmes limpides et de nous aider à changer d’échelle ? Postulez dès maintenant à l’aide du formulaire ci-dessous.